le Forum Ouvert (où "open space") est le plus simple format possible de réunion qui marche.
Il s'appuie sur le sens commun, et sur ce que l'on fait naturellement dans les réunion productives.
Principe (traduction en cours) While the mechanics of Open Space provide a simple means to self-organize, it is the underlying principles that make it effective both for meetings and as a guidepost for individual and collective effectiveness.
The Law of Two Feet — a foot of passion and a foot of responsibility — expresses the core idea of taking responsibility for what you love. In practical terms, the law says that if you’re neither contributing nor getting value where you are, use your two feet (or available form of mobility) and go somewhere where you can. It is also a reminder to stand up for your passion.
De cette loi dérivent 4 principes :
- Les personnes qui sont là sont les bonnes personnes.
- Quoi qu'il arrive, c'est la seule qui pouvait arriver.
- Quand ça commence, c'est que c'est bon moment pour commencer
- Quand c'est fini, c'est fini.
The open space rallying cry is:
(préparez-vous à être surpris)
Comment ça marche
Since the meeting is supposed to be self-organising, the conveners put their energy not in running the meeting but creating a setting that gets everyone’s creative energy flowing.
Opening:
- Show the timeline, how the event breaks down into Opening, Marketplace of ideas, Break-out sessions, Closing.
- Sponsor introduces the theme. Briefly. One or two minutes max. Long openings drain the energy of the meeting quickly. Get participants to work ASAP.
- Facilitators introduce the principles and the format. Explain how the marketplace of ideas works.
Marketplace of ideas:
- Participants write ‘issues’ on pieces of paper. Preferably with bold markers, so they are easy to read from a distance.
- Participants choose a timeslot for their topic on the agenda wall.
- One by one, participants explain their issue to the others, with the aim of drawing the right people to their break-out-session.
Break-out sessions:
Once people do not come up with new issues (wait a little bit, and ask ‘are we done?’. I find the silence that often happens at the beginning and end of the marketplace the scariest. However, this silence seems to be very productive.
You may ask people to put their name on sessions they want to attend. More than one session per slot is OK… (law of two feet 
). This gives conveners an idea of how busy their session is going to be. It gives participants an image of how the break-out session is going.
People may shuffle sessions around, or merge sessions as they are deciding where to go. Have a wiki where people can record outcomes of sessions, or provide paper forms for note-taking during sessions (recording who attended, a summary of the session and outcomes/questions for further work) that you can collect into a ‘book of proceedings’.
The facilitators’ role in this bit of the conference is to answer questions, and make sure everyone has the materials they need to run their break-out session. They do not (in principle) intervene in the sessions - the participants are supposed to self-organize.
Closing:
Have everyone back in the circle. A simple and effective way to close is to have the participants pass a ‘talking stick’ around, and let them (briefly, e.g. in a sentence or a word) say what they feel about the day.
Bumblebees and butterflies:
Bumblebees internalize the law of two feet quickly, and constantly flit from meeting to meeting, pollinating, cross-fertilizing, and adding richness and variety.
Butterflies may never get into any meeting. They are focal points of quiet and beauty. If you watch them, every once in a while you'll see them engage in conversation. Those conversations often are significant.
(from Pono consultants)
Origines ? (extrait de l'article "Le forum ouvert... une technologie ?" de Diane Gibeault )
Le Forum ouvert est reconnu comme une méthode innovante qui permet de tenir des réunions dynamiques et productives. Cette approche de grands groupes a démontré qu’elle est efficace pour obtenir des résultats exceptionnels avec des groupes de plus de 2 000 personnes tout autant qu’avec un groupe de 5 personnes.
C'est une manière simple et pourtant étonnamment efficace d'organiser des réunions et d'améliorer la communication. Cette façon de faire permet d'aller plus en profondeur que la plupart des autres démarches d’animation de groupe. La technologie du Forum ouvert insuffle une nouvelle vie aux individus, aux réunions et aux organismes. Elle allie passion et responsabilité, créativité et réalisme.
La méthode Open Space Technology (Forum ouvert) a été élaborée au milieu des années quatre-vingts par Harrison Owen, auteur de plusieurs livres sur la transformation dans les organisations. Owen a appliqué ses travaux novateurs au sein d'organisations sur tous les continents, des grandes corporations aux groupes communautaires. De plus en plus connue, le Forum ouvert favorise la transformation positive au sein des organismes, augmente la productivité, inspire des solutions innovatrices, améliore la communication et accroît la coopération.
Dans les réunions, les structures peuvent faire obstacle aux choses qui importent vraiment. Il arrive souvent que ce soit au moment de la pause café que les gens discutent des vraies choses et qu'ils vivent les meilleurs moments. Le Forum ouvert, avec ses règles, ou plutôt ses principes peu nombreux mais efficaces, crée le même genre d'atmosphère où l'essentiel, c'est la communication franche et ouverte. Certains y voient à prime bord, un peu de chaos mais ce n’est qu’apparence. L'incertitude créée par une structure moins évidente engendre un climat propice à la créativité et à l’ouverture, ce qui permet d'aborder les questions essentielles et de donner une orientation plus claire.
